Andec Filmtechnik GmbH
Hasenheide 9
10967 Berlin, Germany
Commercial register: HRB 245918 B
Register court: Berlin Charlottenburg Local Court
Geschäftsführer / Inhaber:
Dipl-Ing. Ludwig Draser
Prokurist / Inhaber: Ludwig Hagelstein
Phone: +49 (0)30 691 7036
Fax: +49 (0)30 693 0321
E-Mail: service@andecfilm.de
Sales tax identification number according to § 27 a sales tax law:
DE356812131
EORI number:
DE958054767212719
Dipl.-Ing. Ludwig Draser
The European Commission provides a platform for online dispute resolution (ODR): https://ec.europa.eu/consumers/odr/.
You can find our e-mail address in the legal notice above.
We are not willing or obliged to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board.
Verantwortlich für die nachstehend beschriebenen Verarbeitungen ist, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben wird:
Andec Filmtechnik GmbH
Hasenheide 9
10967 Berlin, Deutschland
E-Mail: service@andecfilm.de
Phone: +49 (0)30 691 7036
Datenschutzkontakt: Ludwig Hagelstein
E-Mail: ludwig@andecfilm.de
Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website, des Shops und Buchungsportals sowie bei Anfragen, Angeboten, Zahlungen und der Durchführung unserer Film- und Laborleistungen. Für besondere Verarbeitungssituationen können ergänzende Hinweise gelten.
Je nach Kontakt und Auftrag verarbeiten wir insbesondere Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern; Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten; Kunden-, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsnummern; Bestell-, Projekt-, Versand- und Zahlungsstatus; Kommunikation und technische Auftragsdaten. Bei Websitebesuchen können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten und technische Protokolldaten anfallen.
Film, Scans und andere von Kunden überlassene Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Bild- und Tonaufnahmen sowie zugehörige Metadaten. Welche Daten tatsächlich betroffen sind, hängt vom jeweiligen Material und Auftrag ab. Bitte übermitteln Sie nur Daten, zu deren Weitergabe und Verarbeitung Sie berechtigt sind.
Zu den betroffenen Personen gehören insbesondere Kundinnen und Kunden, Interessierte, Ansprechpartner von Geschäfts- und Vertragspartnern sowie Personen, die in überlassenem Film- oder Bildmaterial erkennbar sind. Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen; bei Geschäftsaufträgen können Kontaktdaten und auftragsbezogene Informationen auch vom beauftragenden Unternehmen, dessen Mitarbeitenden oder anderen am Projekt beteiligten Personen stammen. Soweit gesetzlich erforderlich, informieren wir betroffene Personen auch bei einer solchen mittelbaren Erhebung.
Soweit für die jeweilige Verarbeitung einschlägig, verarbeiten wir Daten zur Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder auf deren Anfrage vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), aufgrund berechtigter Interessen (lit. f) oder aufgrund einer gesondert erteilten Einwilligung (lit. a). Bei Geschäfts- und Ansprechpartnern prüfen wir die passende Grundlage für den jeweiligen Zweck. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, ist zusätzlich eine einschlägige Voraussetzung des Art. 9 DSGVO erforderlich.
Die im Einzelfall maßgeblichen Grundlagen sind insbesondere:
Für Speicherung und Zugriff auf Endgeräten gelten zusätzlich § 25 TDDDG und seine Ausnahmen; die Grundlage der anschließenden Verarbeitung ist gesondert zu prüfen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten erfordern zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Für Beschäftigtendaten gelten gegebenenfalls ergänzende arbeits- und datenschutzrechtliche Vorschriften, insbesondere § 26 BDSG, soweit anwendbar. Die konkrete Grundlage erläutern wir bei der jeweiligen Verarbeitung.
Betroffene: Besucher unserer Onlineangebote. Daten: IP-Adresse, Abrufzeit, angeforderte Seite sowie gegebenenfalls Browser-, Geräte- und Protokolldaten. Zweck: Bereitstellung, Betrieb und Schutz der Angebote. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in einem sicheren, zuverlässigen Betrieb. Empfänger: die nachfolgend genannten technischen Dienstleister. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12, unter Berücksichtigung des Sicherheitszwecks und gesetzlicher Pflichten.
Unsere Website wird bei Elementor Cloud mit Hosting in der Europäischen Union betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Hostingdienst technische Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource und gegebenenfalls Geräte- und Browserinformationen, um die Website bereitzustellen, Störungen zu erkennen und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist grundsätzlich unser berechtigtes Interesse an sicherem und funktionsfähigem Betrieb.
Wir setzen Dienstleister zur technischen Bereitstellung und Wartung ein, soweit erforderlich auf Grundlage geeigneter Vereinbarungen.
Für weitere IT-Infrastruktur und damit verbundene Dienste nutzen wir STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Deutschland. Je nach genutzter Funktion können dabei insbesondere Kontakt-, Kommunikations- und technische Daten verarbeitet werden. Weitere Informationen: STRATO Datenschutz.
Wir treffen unter Berücksichtigung der Art und des Risikos der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten. Hierzu können insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungsverwaltung und Sicherungsmaßnahmen gehören. Die Verbindung zu unseren Onlineangeboten wird über HTTPS verschlüsselt. Ein absoluter Schutz kann nicht zugesichert werden.
Die Maßnahmen richten sich nach dem Stand der Technik, den Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung und den Risiken für betroffene Personen. Sie dienen insbesondere dem Schutz vor unbefugtem Zugang, Verlust, Veränderung und unberechtigter Offenlegung.
Je nach System und Schutzbedarf können hierzu Beschränkungen des physischen und elektronischen Zugangs, rollenbezogene Berechtigungen, sichere Datenübertragung, Datensicherungen, Maßnahmen zur Wiederherstellung der Verfügbarkeit sowie die regelmäßige Prüfung und Anpassung von Schutzmaßnahmen gehören. Datenschutz berücksichtigen wir auch bei der Gestaltung von Verfahren und datenschutzfreundlichen Einstellungen. Organisatorische Verfahren betreffen ferner die Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und den Umgang mit Sicherheitsvorfällen.
Die Auswahl und Umsetzung einzelner Maßnahmen hängt von der konkreten Verarbeitung und dem Risiko ab.
Betroffene: Besucher unserer Website und des Buchungsportals. Daten: je nach Dienst Geräte- und Browserinformationen, Online-Kennungen, Nutzungs- und Verbindungsdaten sowie gespeicherte Einstellungen. Zwecke: erforderliche Funktionen, Sicherheit, Inhalte und, soweit eingesetzt, Werbung und Messung. Rechtsgrundlage: soweit erforderlich Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für die gesetzlich ausgenommenen, unbedingt erforderlichen Speicher- oder Zugriffsvorgänge und die zugehörige Verarbeitung gelten die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Empfänger: die unten genannten Diensteanbieter. Aufbewahrung: abhängig vom Dienst und den Geräteeinstellungen; nähere Angaben siehe unten und Abschnitt 12.
Unsere Onlineangebote können technisch notwendige Speichertechnologien sowie, sofern tatsächlich eingesetzt, optionale Analyse-, Marketing- oder Einbettungsdienste verwenden. Ob Daten auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen werden und ob hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, hängt von der konkreten Technologie und ihrer Funktion ab.
Soweit für optionale Technologien eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Auf unserer Website und im Buchungsportal kann Cloudflare Cookies zur Erkennung automatisierter oder missbräuchlicher Zugriffe setzen. Weitere Informationen: Cloudflare Cookies. Das Buchungsportal kann die Spracheinstellung im lokalen Speicher des Browsers speichern. WooCommerce kann im Shop technisch erforderliche Daten für Warenkorb und Bestellvorgang speichern.
Auf der Website wird ein Google-Ads-Tag von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, für Werbe- und Messfunktionen eingebunden. Dabei können unter anderem technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Die Google-Einstellungen für Werbe- und Analysespeicherung sind für Besucher im EWR zunächst auf „verweigert“ gesetzt; je nach Konfiguration können dennoch technische, cookie-freie Signale übertragen werden. Informationen: Google Datenschutz. Auf der Website werden außerdem Komponenten von Stripe eingebunden; Angaben zu Stripe stehen im Abschnitt „Zahlung und Rechnungsstellung“. WooCommerce kann Funktionen zur Zuordnung von Bestellungen zu Besuchsquellen verwenden.
Wir binden auf einzelnen Seiten Videos von Vimeo und YouTube ein. Beim Laden oder Abspielen können die jeweiligen Anbieter insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten sowie Informationen zum aufgerufenen Inhalt erhalten und gegebenenfalls Cookies oder ähnliche Technologien verwenden. Anbieter sind Vimeo, Inc. und für Nutzer im EWR Google Ireland Limited (YouTube). Weitere Informationen: Vimeo Datenschutz and Google Datenschutz. Für die auf der Startseite geprüften Vimeo-Einbettungen ist der DNT-Parameter aktiviert; die Datenverarbeitung und etwaige technisch notwendige Sicherheits-Cookies werden dadurch nicht vollständig ausgeschlossen.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, ist diese die Rechtsgrundlage für die betreffende Speicherung oder den Zugriff auf dem Endgerät und die damit verbundene Verarbeitung. Im Übrigen verarbeiten wir technisch erforderliche Daten zur sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung aufgrund unseres berechtigten Interesses, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Betroffene: anfragende Personen, Kunden und Ansprechpartner von Geschäftspartnern. Daten: Kontakt-, Kommunikations-, Angebots-, Vertrags- und Projektdaten. Zwecke: Anfragen beantworten, Angebote erstellen und Geschäftsbeziehungen verwalten. Rechtsgrundlage: je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in sachgerechter Kommunikation und Geschäftsorganisation. Empfänger: erforderliche Kommunikations- und IT-Dienstleister sowie gegebenenfalls unsere Berater. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12.
Wenn Sie uns kontaktieren oder ein Angebot anfordern, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, Ihre Nachricht, Projekt- und Angebotsinformationen sowie die weitere Korrespondenz, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Angebote zu erstellen und die Geschäftsbeziehung zu verwalten. Je nach Fall ist dies für vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragserfüllung erforderlich oder beruht auf unserem berechtigten Interesse an sachgerechter Kommunikation und Geschäftsorganisation.
Betroffene: Kunden, Interessierte und Ansprechpartner, deren Daten in bearbeiteten Unterlagen oder Mitteilungen enthalten sind. Daten: erforderliche Kontakt-, Kommunikations-, Vertrags- und Auftragsdaten; keine hochgeladenen Filme oder Scans. Zweck: Unterstützung der Büro- und Verwaltungsarbeit. Rechtsgrundlage: je nach konkreter Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder bei gesonderter Einwilligung lit. a DSGVO, wie nachfolgend beschrieben. Empfänger: Anthropic. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12 und den einschlägigen Anbietervereinbarungen.
Für Büro- und Verwaltungsaufgaben können wir KI-gestützte Dienste von Anthropic einsetzen, um Anfragen und Korrespondenz zu bearbeiten, Informationen zusammenzufassen oder zu übersetzen sowie Angebote und Dokumente zu erstellen. Dabei können die hierfür erforderlichen Kontakt-, Kommunikations-, Vertrags- und Auftragsdaten verarbeitet werden. Filmmaterial und Scans laden wir nicht in diese KI-Dienste hoch. Unser Interesse liegt in einer effizienten und zuverlässigen Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist je nach konkretem Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen oder die Vertragserfüllung erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO nach Interessenabwägung oder eine gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Anbieter für Nutzer im EWR ist Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Weitere Informationen: Anthropic Datenschutz. Mit Anthropic besteht für die kommerzielle Nutzung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Bei internationalen Datenübermittlungen beachten wir die geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen. Soweit eine individuelle Geheimhaltungsvereinbarung oder ein sonstiger besonderer Vertrag abweichende Anforderungen festlegt, beachten wir diese für den jeweiligen Auftrag; zwingende gesetzliche Pflichten bleiben unberührt. Bei einer Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gelten die dokumentierten Weisungen des Kunden und die entsprechenden Vereinbarungen.
Betroffene: Kunden, Newsletter-Empfänger und Personen, die mit unseren Profilen interagieren. Daten: Kontakt- und Auftragsdaten sowie, je nach Kanal, Profilnamen und Interaktionen. Zwecke: Auftragsinformation, Kundenkommunikation und, soweit zulässig, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit. Rechtsgrundlage: je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder bei Einwilligung lit. a DSGVO; für elektronische Werbung gelten zusätzlich die gesetzlichen Werbevorschriften. Empfänger: eingesetzte Kommunikationsdienstleister und die jeweils genutzten Plattformbetreiber. Aufbewahrung: nach Zweck, Einwilligung beziehungsweise Widerspruch und Abschnitt 12.
Wir verwenden Kontakt- und Auftragsdaten, um Kunden über ihre Aufträge, Leistungen und erforderliche Änderungen zu informieren. Diese Mitteilungen dienen der Vertragsdurchführung oder unserem berechtigten Interesse an der Kundenkommunikation.
Mit einem Newsletter oder anderen werblichen Mitteilungen informieren wir über unsere Leistungen, Angebote und Neuigkeiten. Werbliche E-Mails versenden wir auf Grundlage einer Einwilligung oder soweit dies nach den gesetzlichen Vorschriften für bestehende Kundenbeziehungen zulässig ist. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; der Verwendung für Direktwerbung kann jederzeit widersprochen werden, etwa über den Abmeldelink oder per E-Mail an service@andecfilm.de. Erforderliche Vertrags- und Auftragsinformationen bleiben hiervon unberührt.
Wir nutzen soziale Medien zur Unternehmenskommunikation und zur Darstellung unserer Leistungen. Bei Interaktionen mit unseren Profilen verarbeiten wir die von der jeweiligen Plattform bereitgestellten Angaben, etwa Profilname, Nachrichten, Kommentare und Reaktionen. Die Plattformbetreiber verarbeiten Daten auch in eigener Verantwortung; ihre Datenschutzhinweise gelten ergänzend. Für die Veröffentlichung von Kundenmaterial, Namen oder Projektinformationen beachten wir die hierfür erforderlichen Rechte und Vereinbarungen sowie die geltenden Datenschutzvorschriften. Eine individuelle NDA oder ein besonderer Vertrag geht abweichenden allgemeinen Aussagen für das jeweilige Projekt vor.
Betroffene: Kommunikationspartner, Kunden und Ansprechpartner von Geschäftspartnern. Daten: Kontakt-, Kommunikations-, Vertrags-, Rechnungs- und gegebenenfalls Nutzungsdaten. Zwecke: Kommunikation, Projektverwaltung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung. Rechtsgrundlage: je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO; bei gesonderter Einwilligung lit. a. Empfänger: die nachstehend genannten Dienste und gegebenenfalls Steuerberater. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12.
Wenn Sie mit uns per Telefon, E-Mail oder – soweit angeboten oder im Einzelfall genutzt – über Messenger oder Onlinebesprechungen kommunizieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten Kontakt-, Kommunikations- und gegebenenfalls Nutzungsdaten zur Bearbeitung des Anliegens, zur Durchführung von Projekten und zur Dokumentation. Je nach Kommunikationsweg können Dienstleister technische Verbindungsdaten verarbeiten; deren eigene Datenschutzhinweise gelten, soweit sie selbst verantwortlich sind. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; bei einer gesonderten Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Für Nachrichten nutzen wir unter anderem WhatsApp von WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Dabei können insbesondere Telefonnummer, Profil- und Kommunikationsdaten sowie technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Weitere Informationen: WhatsApp Datenschutz.
Für Onlinebesprechungen nutzen wir Microsoft Teams. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Teilnahme- und technische Verbindungsdaten sowie die im Gespräch geteilten Inhalte verarbeitet werden. Anbieter für Dienste in der EU ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Weitere Informationen: Microsoft Datenschutz.
Für Kundenbetreuung, Projektverwaltung, Buchhaltung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen und die Erfüllung steuerlicher Pflichten verarbeiten wir die hierfür benötigten Kontakt-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse umfasst insbesondere eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und die Durchsetzung oder Verteidigung von Ansprüchen.
Betroffene: Kunden und gegebenenfalls Ansprechpartner im Zusammenhang mit offenen Forderungen. Daten: die für den Einzug erforderlichen Kontakt-, Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs- und Mahndaten sowie gegebenenfalls zugehörige Korrespondenz. Zweck: Prüfung und Durchsetzung offener Forderungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Einzug berechtigter Forderungen unter Berücksichtigung der Interessen der betroffenen Personen. Empfänger: Bei Bedarf können wir hierfür Creditreform Inkasso, Creditreform Berlin Brandenburg Wolfram GmbH & Co. KG, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, Deutschland, beauftragen und die erforderlichen Daten übermitteln. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12, insbesondere unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und möglicher Rechtsansprüche.
Für Buchhaltung und damit verbundene Zusammenarbeit mit Steuerberatern nutzen wir DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg, Deutschland. Dabei können insbesondere Kontakt-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeitet werden. Weitere Informationen: DATEV Datenschutz.
Betroffene: buchende Personen, Kunden und Ansprechpartner von Geschäftskunden. Daten: Kundenstatus, Kontakt-, Rechnungs-, Liefer-, Projekt- und Auftragsdaten. Zwecke: Buchung bearbeiten, Leistungen planen, ausführen und abrechnen. Rechtsgrundlage: bei einem Vertrag mit der betroffenen Person Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpartnern von Geschäftskunden regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die ordnungsgemäße Vertrags- und Kundenverwaltung; für gesetzliche Pflichten lit. c. Empfänger: zur Bearbeitung eingesetzte IT-, Zahlungs- und Versanddienstleister sowie gegebenenfalls Berater und Behörden. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12.
Bei einer Buchung erheben wir die im Formular als erforderlich gekennzeichneten Angaben. Hierzu gehören je nach Auswahl insbesondere Kundenstatus, Name, Rechnungs- und gegebenenfalls Lieferanschrift, Kontaktangaben und Auftragsinformationen. Unternehmens-, Projekt- und technische Angaben können hinzukommen. Wir verwenden sie zur Bearbeitung der Buchung, Identifizierung des Kunden, Planung und Durchführung des Auftrags, Kommunikation, Rechnungsstellung und Dokumentation.
Die Auftragsdaten werden für die interne Auftrags- und Kundenverwaltung sowie zur Durchführung, Kommunikation und Rechnungsstellung verarbeitet. Die Bereitstellung der als erforderlich gekennzeichneten Daten ist für die Bearbeitung des jeweiligen Auftrags erforderlich; ohne sie können wir den Auftrag gegebenenfalls nicht annehmen oder ausführen.
Betroffene: Kunden, deren Ansprechpartner und gegebenenfalls im Material erkennbare Personen. Daten: überlassenes Film- und Bildmaterial, daraus erstellte Dateien, Metadaten und Lieferinformationen. Zwecke: vereinbarte Laborleistungen, Qualitätskontrolle und Bereitstellung. Rechtsgrundlage: soweit ANDEC selbst Verantwortlicher ist, je nach Sachverhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO; die datenschutzrechtliche Rolle und gegebenenfalls andere Grundlagen richten sich nach dem konkreten Auftrag. Empfänger: befugte Mitarbeitende und die nachfolgend genannten Lieferdienste. Aufbewahrung: gemäß Vereinbarung und Abschnitt 12.
Wir verarbeiten überlassenes Material und daraus erstellte Dateien für die vereinbarten Labor-, Scan-, Qualitätskontroll- und Lieferleistungen. Zur digitalen Bereitstellung nutzen wir unsere eigene, lokal betriebene Infrastruktur und MASV (MASV Inc., 330-1554 Carling Avenue, Ottawa, Ontario K1Z 7M4, Kanada); in einzelnen Fällen verwenden wir Dropbox (Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland) oder SwissTransfer (Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias, Schweiz). Je nach Lieferweg können Dateien, Empfängerkontaktdaten und technische Zugriffsdaten über den gewählten Dienst verarbeitet werden. Weitere Informationen: MASV, Dropbox and Infomaniak.
Unsere datenschutzrechtliche Rolle hängt vom konkreten Auftrag und den tatsächlichen Entscheidungen über Zwecke und Mittel ab. Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden als Auftragsverarbeiter verarbeiten, schließen wir eine gesonderte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO, sofern erforderlich. Die Verantwortlichkeit des Kunden für die Rechtmäßigkeit seiner eigenen Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Betroffene: zahlende Personen und Ansprechpartner von Kunden. Daten: Rechnungs-, Kontakt-, Transaktions- und Zahlungsstatusdaten; je nach Zahlungsart weitere Zahlungsdaten beim jeweiligen Anbieter. Zwecke: Zahlungsabwicklung, Zuordnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlage: je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO; unser Interesse liegt insbesondere in sicherem Zahlungsverkehr und ordnungsgemäßer Buchführung. Empfänger: Banken und die unten genannten Zahlungsdienstleister. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12 und den Hinweisen der jeweiligen Anbieter.
Wir verarbeiten Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsstatusdaten, um Zahlungen anzufordern, abzuwickeln, zuzuordnen und zu dokumentieren sowie gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Je nach vereinbarter Zahlungsmethode werden hierfür Daten an Banken oder Zahlungsdienstleister übermittelt.
Für bestimmte Zahlungsabläufe nutzen wir Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland. Abhängig von Zahlungsmethode und verwendetem Dienst können Kontakt-, Rechnungs-, Transaktions-, Geräte- und Zahlungsinformationen verarbeitet werden. Stripe verarbeitet Daten je nach Vorgang in eigener Verantwortung oder in unserem Auftrag. Weitere Informationen finden Sie in der Stripe-Datenschutzerklärung.
Alternativ setzen wir das Zahlungs-Gateway VR pay von VR Payment GmbH, Platz der Republik, 60325 Frankfurt am Main, Deutschland, ein. Je nach gewählter Zahlungsart werden die zur Durchführung der Zahlung erforderlichen Zahlungs-, Kontakt- und Transaktionsdaten an VR Payment und die beteiligten Zahlungsanbieter weitergegeben. Informationen zur Verarbeitung durch VR Payment finden Sie in den Datenschutzhinweisen für Online-Zahlungen.
Betroffene: Absender, Empfänger und gegebenenfalls Ansprechpartner. Daten: Namen, Adressen, erforderliche Kontaktdaten und Versand- beziehungsweise Zollangaben. Zwecke: Versand, Zustellung, Rücksendung und Zollabwicklung. Rechtsgrundlage: je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in einer ordnungsgemäßen Abwicklung. Empfänger: die nachstehend genannten Transport- und Zollpartner sowie gegebenenfalls Behörden. Aufbewahrung: nach Abschnitt 12.
Soweit für Lieferung oder Rücksendung erforderlich, geben wir Namen, Anschrift und weitere notwendige Versand- und Zollangaben an Transportdienstleister, Versandplattformen, Zollvertreter oder zuständige Behörden weiter. Kontaktangaben für Zustellinformationen werden nur entsprechend dem jeweiligen Verfahren und der einschlägigen Rechtsgrundlage übermittelt.
Für den Transport nutzen wir hauptsächlich DHL, DHL Express, FedEx, UPS und DPD. In besonderen Fällen beauftragen wir auch Logistikpartner wie GO! oder Time Matters sowie andere Overnight-Kuriere oder Speditionen. Die Auswahl richtet sich nach dem jeweiligen Auftrag und Versandziel.
Für die Zollabwicklung arbeiten wir mit Agentur Terminus GmbH, Echterdinger Str. 111, 70794 Filderstadt, Deutschland, und I.F.C. Int. Spedition GmbH, Mohnblumenweg 2, 85551 Kirchheim-Heimstetten, Deutschland, zusammen. Die jeweils erforderlichen Angaben können auch an zuständige Zollbehörden weitergegeben werden. Die Verarbeitung erfolgt, soweit erforderlich, zur Vertragsdurchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Versand- und Zollabwicklung.
Neben den genannten Empfängern können IT-, Hosting-, Kommunikations-, Buchhaltungs-, Beratungs- und Versanddienstleister sowie Behörden Daten erhalten, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Wenn Dienstleister in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des EWR erfolgt nur unter den Voraussetzungen der DSGVO, etwa auf Grundlage eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls mit zusätzlichen Maßnahmen.
Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht beziehungsweise eine andere zulässige Grundlage besteht. Anschließend löschen oder anonymisieren wir sie nach den anwendbaren Vorgaben.
Vertrags- und Kommunikationsdaten, Rechnungen, Zahlungsunterlagen, technische Protokolle und Filmdateien können unterschiedlichen Fristen unterliegen. Die Zugriffsfrist für einen Download ist nicht zwingend identisch mit der Löschfrist für Dateien oder Backups. Für Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen einschließlich Ausnahmen und Übergangsregelungen.
Für vereinbarte digitale Lieferungen gelten außerdem die im jeweiligen Vertrag mitgeteilten Bereitstellungs- und Aufbewahrungsbedingungen. Gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.
Für die Aufbewahrung von Unterlagen gelten je nach Art unterschiedliche gesetzliche Fristen: Für Rechnungen sieht § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre vor; für andere steuerlich relevante Unterlagen können nach § 147 AO sechs, acht oder zehn Jahre gelten. Beginn, Übergangsregelungen und gesetzliche Ausnahmen sind zu beachten. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erforderlich sein, etwa bei laufenden Verfahren oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Nach Ende des jeweiligen Zwecks werden Daten, die nur noch aus solchen Gründen aufbewahrt werden, entsprechend eingeschränkt verarbeitet.
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.
Widerspruch: Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gestützte Verarbeitung Widerspruch einlegen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die oben angegebene Kontaktadresse.
Das Auskunftsrecht umfasst nach den gesetzlichen Voraussetzungen auch eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Sie können die Vervollständigung unvollständiger Daten und unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Übertragung bereitgestellter Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Sie können sich insbesondere bei der Datenschutzaufsicht Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes beschweren. Für Berlin finden Sie Informationen und Kontaktmöglichkeiten bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Welche Angaben für eine Bestellung oder Anfrage erforderlich sind, kennzeichnen wir im jeweiligen Formular oder teilen sie Ihnen mit. Ohne erforderliche Angaben können wir die Anfrage oder den Vertrag gegebenenfalls nicht bearbeiten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Betroffene: Bewerberinnen und Bewerber sowie Beschäftigte. Daten: je nach Verhältnis Bewerbungs-, Kontakt-, Qualifikations-, Vertrags-, Abrechnungs-, Arbeitszeit- und Berechtigungsdaten. Zwecke: Auswahlverfahren und Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen. Rechtsgrundlage, Empfänger und Aufbewahrung: nach den folgenden Hinweisen und gegebenenfalls ergänzenden Informationen für Beschäftigte.
Bewerbungen: Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktangaben, Bewerbungsunterlagen, Qualifikationen und Korrespondenz zur Prüfung Ihrer Bewerbung und Durchführung des Auswahlverfahrens. Rechtsgrundlage sind die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. Nach Abschluss des Verfahrens bewahren wir Unterlagen nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist. Eine längere Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur auf geeigneter Rechtsgrundlage.
Employees: Im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen können insbesondere Kontakt-, Vertrags-, Abrechnungs-, Arbeitszeit- und Berechtigungsdaten verarbeitet werden, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Weitere Einzelheiten, insbesondere zu Empfängern, Aufbewahrungsfristen und gegebenenfalls besonderen Kategorien personenbezogener Daten, werden Beschäftigten in den jeweils einschlägigen Hinweisen mitgeteilt.
Unless otherwise stated in a particular case, the controller responsible for the processing described below is:
Andec Filmtechnik GmbH
Hasenheide 9
10967 Berlin, Germany
Email: service@andecfilm.de
Telephone: +49 (0)30 691 7036
Data protection contact: Ludwig Hagelstein
Email: ludwig@andecfilm.de
This notice explains how personal data is processed when you use our website, shop and booking portal, make enquiries, request quotations, make payments, or receive our film and laboratory services. Additional notices may apply to particular processing activities.
Depending on the contact and order, we process, in particular, names, postal addresses, email addresses and telephone numbers; company and contact-person details; customer, quotation, order and invoice numbers; order, project, shipping and payment status; communications and technical order details. When you visit the website, IP addresses, date and time, pages accessed and technical log data may be collected.
Film, scans and other content supplied by customers may contain personal data, in particular images and sound recordings and associated metadata. The data actually involved depends on the material and the order. Please provide only data that you are authorized to disclose and have processed.
Data subjects include, in particular, customers, prospective customers, contacts at business and contractual partners, and people identifiable in film or images supplied to us. We generally receive data from you; for business orders, contact and order-related information may also come from the commissioning organization, its staff or other project participants. Where required by law, we also inform people when their data is obtained indirectly.
Where applicable to the processing in question, we process data to perform a contract with the data subject or to take steps at their request before entering into a contract (Article 6(1)(b) GDPR), to comply with legal obligations (Article 6(1)(c)), on the basis of legitimate interests (Article 6(1)(f)), or on the basis of separately given consent (Article 6(1)(a)). For business partners and contact persons, we assess the appropriate basis for the relevant purpose. Consent may be withdrawn at any time with effect for the future. Where special categories of personal data are involved, an applicable condition under Article 9 GDPR is also required.
The legal bases applicable in a particular case include:
Storage of and access to information on devices are also subject to section 25 TDDDG and its exceptions; the basis for subsequent processing must be assessed separately. Special categories of personal data also require an exception under Article 9(2) GDPR. Additional employment and data-protection rules may apply to employee data, including section 26 BDSG where applicable. The specific basis is explained for each activity.
People affected: visitors to our online services. Data: IP address, access time, requested page and, where applicable, browser, device and log data. Purpose: provision, operation and protection of the services. Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR; our interest is secure, reliable operation. Recipients: the technical providers identified below. Retention: as described in section 12, taking account of the security purpose and legal obligations.
Our website is hosted on Elementor Cloud in the European Union. When the website is accessed, the hosting service processes technical connection data, in particular the IP address, time, requested resource and, where applicable, device and browser information, to provide the website, identify disruptions and ensure security. The legal basis is generally our legitimate interest in secure and functional operation.
We use service providers for technical provision and maintenance, under appropriate agreements where required.
For other IT infrastructure and related services, we use STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Germany. Depending on the function used, contact, communication and technical data may be processed. More information: STRATO Privacy.
Taking account of the nature and risks of processing, we use appropriate technical and organizational measures to protect the confidentiality, integrity and availability of personal data. These may include access restrictions, permissions management and safeguards for data availability. Connections to our online services are encrypted using HTTPS. Absolute security cannot be guaranteed.
Measures take account of the state of the art, implementation costs, the nature, scope, context and purposes of processing, and risks to individuals. They are intended in particular to protect against unauthorized access, loss, alteration and unauthorized disclosure.
Depending on the system and level of risk, measures may include restrictions on physical and electronic access, role-based permissions, secure data transmission, backups, measures to restore availability, and regular review and adaptation of safeguards. We also consider data protection in the design of processes and privacy-friendly settings. Organizational procedures also address requests to exercise rights, deletion of data and the handling of security incidents.
The measures selected and implemented depend on the processing and risk involved.
People affected: visitors to our website and booking portal. Data: depending on the service, device and browser information, online identifiers, usage and connection data and stored preferences. Purposes: necessary functions, security, content and, where used, advertising and measurement. Legal basis: where required, consent under section 25(1) TDDDG and Article 6(1)(a) GDPR; statutory conditions and, where applicable, Article 6(1)(f) GDPR apply to exempt, strictly necessary device storage or access and associated processing. Recipients: the providers identified below. Retention: depends on the service and device settings; see below and section 12.
Our online services may use technically necessary storage technologies and, where actually deployed, optional analytics, marketing or embedding services. Whether information is stored on or accessed from your device, and whether consent is required, depends on the particular technology and its function.
Where consent is required for optional technologies, their use is based on your consent. You may withdraw consent at any time with effect for the future.
Cloudflare may set cookies on our website and booking portal to detect automated or abusive access. More information: Cloudflare Cookies. The booking portal may save the language preference in the browser’s local storage. WooCommerce may store data in the shop that is technically necessary for the shopping cart and checkout.
The website includes a Google Ads tag from Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, for advertising and measurement. Technical connection data, among other information, may be processed. Google’s advertising and analytics storage settings are initially set to “denied” for visitors in the EEA; depending on the configuration, technical cookieless signals may nevertheless be transmitted. More information: Google Privacy. The website also includes Stripe components; information about Stripe is provided in “Payment and invoicing”. WooCommerce may use features to associate orders with traffic sources.
We embed Vimeo and YouTube videos on certain pages. When videos load or play, the relevant providers may receive, in particular, IP address, device and browser data and information about the content accessed, and may use cookies or similar technologies. The providers are Vimeo, Inc. and, for users in the EEA, Google Ireland Limited (YouTube). More information: Vimeo Privacy and Google Privacy. The Vimeo embeds inspected on the homepage have the DNT parameter enabled; this does not entirely prevent data processing or any technically necessary security cookies.
Where consent is required, it is the legal basis for the relevant storage or access on the device and associated processing. Otherwise, where the legal conditions are met, we process technically necessary data on the basis of our legitimate interest in providing a secure and functional service.
People affected: people making enquiries, customers and business contacts. Data: contact, communication, quotation, contract and project data. Purposes: answering enquiries, preparing quotations and managing business relationships. Legal basis: depending on the case, Article 6(1)(b) or (f) GDPR; our interest is appropriate communication and business administration. Recipients: necessary communications and IT providers and, where relevant, our advisers. Retention: see section 12.
If you contact us or request a quotation, we process your contact details, message, project and quotation information, and subsequent correspondence to handle your enquiry, prepare quotations and manage the business relationship. Depending on the case, this is necessary for pre-contractual steps or performance of a contract, or is based on our legitimate interest in appropriate communication and business administration.
Affected persons: Customers, prospective customers and contacts whose data appears in documents or communications being processed. Data: Necessary contact, communication, contract and order data; no uploaded film footage or scans. Purpose: Supporting office and administrative work. Legal basis: Depending on the specific processing, Article 6(1)(b), (f), or, where separately given, (a) GDPR, as described below. Recipients: Anthropic. Retention: As described in section 12 and the applicable provider agreements.
For office and administrative tasks, we may use Anthropic’s AI-assisted services to handle enquiries and correspondence, summarize or translate information, and prepare quotations and documents. The contact, communication, contract and order data required for these purposes may be processed. We do not upload film footage or scans to these AI services. Our interest is in efficient and reliable processing. Depending on the specific purpose, the legal basis is Article 6(1)(b) GDPR where processing is necessary for pre-contractual steps or contract performance, Article 6(1)(f) GDPR following a balancing of interests, or separately given consent under Article 6(1)(a) GDPR.
The provider for users in the EEA is Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Ireland. More information: Anthropic Privacy. We have a data processing agreement with Anthropic for commercial use. We comply with applicable data-protection requirements for international data transfers. Where an individual confidentiality agreement or another specific contract sets different requirements, we observe those requirements for the relevant order; mandatory statutory obligations remain unaffected. When acting as a processor, we follow the customer’s documented instructions and the relevant agreements.
People affected: customers, newsletter recipients and people interacting with our profiles. Data: contact and order data and, depending on the channel, profile names and interactions. Purposes: order information, customer communication and, where permitted, advertising and public relations. Legal basis: depending on the activity, Article 6(1)(b), (f) or, where consent is given, (a) GDPR; electronic marketing is also subject to applicable marketing laws. Recipients: communications providers used and the relevant platform operators. Retention: according to purpose, consent or objection and section 12.
We use contact and order data to inform customers about their orders, services and necessary changes. These communications serve contract performance or our legitimate interest in customer communication.
We use newsletters or other marketing communications to provide information about our services, offers and news. We send marketing emails on the basis of consent or where permitted by the statutory rules for existing customer relationships. Consent may be withdrawn at any time with effect for the future; you may object to the use of your data for direct marketing at any time, for example via the unsubscribe link or by email to service@andecfilm.de. Necessary contractual and order information remains unaffected.
We use social media for company communications and to present our services. When you interact with our profiles, we process information provided by the relevant platform, such as profile name, messages, comments and reactions. Platform operators also process data under their own responsibility; their privacy notices apply in addition. When publishing customer material, names or project information, we observe the necessary rights and agreements and applicable data-protection rules. An individual NDA or specific contract takes precedence over conflicting general statements for the relevant project.
People affected: communication partners, customers and business contacts. Data: contact, communication, contract, invoice and, where applicable, usage data. Purposes: communication, project administration, accounting and payment processing. Legal basis: depending on the activity, Article 6(1)(b), (c) or (f) GDPR, or (a) where separate consent is given. Recipients: the providers identified below and, where relevant, tax advisers. Retention: see section 12.
When you communicate with us by telephone, email or, where offered or used in a particular case, messenger or online meeting, we process the contact, communication and, where applicable, usage data provided to handle your enquiry, carry out projects and maintain records. Depending on the channel, providers may process technical connection data; their own privacy notices apply where they act as independent controllers. Depending on the situation, the legal basis is Article 6(1)(b) or (f) GDPR, or Article 6(1)(a) where separate consent is given.
We use WhatsApp, among other services, for messaging. Its provider in the European region is WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland. Information processed may include telephone numbers, profile and communication data and technical usage data. More information: WhatsApp Privacy.
We use Microsoft Teams for online meetings. Information processed may include names, email addresses, participation and technical connection data, and content shared in the meeting. The provider for services in the EU is Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland. More information: Microsoft Privacy.
We process the contact, contract, invoice and payment data needed for customer service, project administration, accounting, payment reconciliation, debt collection and compliance with tax obligations. Depending on the purpose, the legal basis is Article 6(1)(b), (c) or (f) GDPR. Our legitimate interests include proper business administration and the establishment, exercise or defence of claims.
People affected: Customers and, where applicable, contacts in connection with outstanding claims. Data: Contact, contract, invoice, payment and reminder data necessary for collection, and relevant correspondence where applicable. Purpose: Assessing and recovering outstanding claims. Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR; our legitimate interest is recovering legitimate claims while taking the interests of the people affected into account. Recipients: Where needed, we may engage Creditreform Inkasso, Creditreform Berlin Brandenburg Wolfram GmbH & Co. KG, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, Germany, and disclose the necessary data to it. Retention: See section 12, taking statutory retention periods and possible legal claims into account.
For accounting and related collaboration with tax advisers, we use DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nuremberg, Germany. Information processed may include contact, contract, invoice and payment data. More information: DATEV Privacy.
People affected: people making bookings, customers and business-customer contacts. Data: customer status, contact, billing, delivery, project and order data. Purposes: booking administration, planning, performance and invoicing. Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR where the data subject is party to the contract; for business contacts, generally Article 6(1)(f) for proper contract and customer administration; and (c) for legal obligations. Recipients: IT, payment and delivery providers engaged for the order and, where applicable, advisers and authorities. Retention: see section 12.
When you make a booking, we collect the information marked as required on the form. Depending on your selection, this includes, in particular, customer status, name, billing and, where applicable, delivery address, contact details and order information. Company, project and technical information may also be included. We use this information to process the booking, identify the customer, plan and perform the order, communicate, invoice and maintain records.
Order data is processed for internal order and customer administration, performance, communication and invoicing. The information marked as required is needed to process the order; without it we may be unable to accept or perform the order.
People affected: customers, their contacts and people identifiable in the material. Data: film and images supplied to us, resulting files, metadata and delivery information. Purposes: agreed laboratory services, quality control and delivery. Legal basis: where ANDEC itself is the controller, depending on the circumstances, Article 6(1)(b) or (f) GDPR; our role and any other applicable basis depend on the order. Recipients: authorized staff and the delivery providers listed below. Retention: according to the agreement and section 12.
We process material supplied to us and files created from it for the agreed laboratory, scanning, quality-control and delivery services. For digital delivery we use our own locally operated infrastructure and MASV (MASV Inc., 330-1554 Carling Avenue, Ottawa, Ontario K1Z 7M4, Canada); in individual cases we use Dropbox (Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Upper Hatch Street, Dublin 2, Ireland) or SwissTransfer (Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias, Switzerland). Depending on the delivery method, files, recipient contact details and technical access data may be processed through the selected service. More information: MASV, Dropbox and Infomaniak.
Our data-protection role depends on the particular order and the actual decisions about purposes and means. Where we process personal data as a processor on behalf of a customer, we enter into a separate agreement under Article 28 GDPR where required. This does not affect the customer’s responsibility for the lawfulness of its own processing.
People affected: people making payments and customer contacts. Data: invoice, contact, transaction and payment-status data; depending on the payment method, further payment data held by the provider. Purposes: processing and allocating payments and complying with legal obligations. Legal basis: depending on the activity, Article 6(1)(b), (c) or (f) GDPR; our interests include secure payments and proper accounting. Recipients: banks and the payment providers identified below. Retention: see section 12 and the providers‘ notices.
We process invoice, order and payment-status data to request, process, allocate and document payments and to fulfil legal obligations. Depending on the agreed payment method, data is transmitted to banks or payment service providers for these purposes.
For certain payment processes we use Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Ireland. Depending on the payment method and service used, contact, billing, transaction, device and payment information may be processed. Stripe processes data under its own responsibility or on our behalf, depending on the activity. More information: Stripe Privacy.
Alternatively, we use the VR pay payment gateway from VR Payment GmbH, Platz der Republik, 60325 Frankfurt am Main, Germany. Depending on the payment method selected, payment, contact and transaction data necessary to complete the payment is passed to VR Payment and the participating payment providers. More information: VR Payment’s online payment privacy notice.
People affected: senders, recipients and, where applicable, contacts. Data: names, addresses, necessary contact details and shipping or customs information. Purposes: dispatch, delivery, returns and customs clearance. Legal basis: depending on the activity, Article 6(1)(b), (c) or (f) GDPR; our interest is proper fulfilment. Recipients: the transport and customs partners below and, where applicable, authorities. Retention: see section 12.
Where required for delivery or returns, we share names, addresses and other necessary shipping and customs information with transport providers, shipping platforms, customs agents or competent authorities. Contact details for delivery notifications are shared only in accordance with the relevant procedure and legal basis.
For transport, we primarily use DHL, DHL Express, FedEx, UPS and DPD. In special cases, we also engage logistics partners such as GO! or Time Matters, as well as other overnight couriers or freight forwarders. The provider selected depends on the order and destination.
For customs clearance we work with Agentur Terminus GmbH, Echterdinger Str. 111, 70794 Filderstadt, Germany, and I.F.C. Int. Spedition GmbH, Mohnblumenweg 2, 85551 Kirchheim-Heimstetten, Germany. The necessary information may also be passed to the competent customs authorities. Where required, processing is for contract performance, compliance with legal obligations or our legitimate interest in proper shipping and customs clearance.
In addition to the recipients mentioned above, IT, hosting, communication, accounting, advisory and shipping service providers and authorities may receive data where necessary for the relevant purpose or required by law. Where service providers process data on our behalf, we enter into the required data processing agreements.
Transfers to countries outside the EEA take place only in accordance with GDPR requirements, for example on the basis of an applicable adequacy decision or appropriate safeguards such as standard contractual clauses, with supplementary measures where necessary.
We retain data only for as long as needed for the relevant purpose or for as long as a legal retention obligation or another lawful basis exists. We then delete or anonymize it in accordance with applicable requirements.
Contract and communication data, invoices, payment records, technical logs and film files may be subject to different retention periods. The period during which a download is accessible is not necessarily the same as the period before files or backups are deleted. The statutory periods applicable to invoices and other business records apply, including exceptions and transitional rules.
For agreed digital deliveries, the availability and retention terms communicated in the relevant contract also apply. Legal obligations remain unaffected.
Different statutory retention periods apply depending on the type of record: section 14b of the German VAT Act generally provides eight years for invoices; section 147 of the German Fiscal Code may provide six, eight or ten years for other tax-relevant records. The start of the period, transitional rules and statutory exceptions must be considered. Longer retention may be necessary in individual cases, for example during ongoing proceedings or to establish, exercise or defend legal claims. Once the original purpose ends, data retained solely for these reasons is processed subject to the applicable restrictions.
Subject to the GDPR, you have the right to access, rectification, erasure, restriction of processing and data portability. You may withdraw consent at any time with effect for the future. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
Objection: You may object, on grounds relating to your particular situation, to processing based on Article 6(1)(e) or (f) GDPR. You may object at any time to processing for direct marketing. To exercise your rights, contact us using the details above.
Subject to statutory conditions, the right of access includes a copy of the personal data processed. You may request completion of incomplete data and, where the legal conditions are met, transmission of data you provided in a structured, commonly used and machine-readable format. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing before withdrawal.
You may lodge a complaint in particular with the supervisory authority in the place of your habitual residence, workplace or the alleged infringement. For Berlin, information and contact details are available from the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.
We identify the information required for an order or enquiry in the relevant form or otherwise inform you of it. Without required information, we may be unable to process the enquiry or contract. No solely automated decision-making, including profiling, with legal or similarly significant effects within the meaning of Article 22 GDPR takes place.
People affected: applicants and employees. Data: depending on the relationship, application, contact, qualification, contract, payroll, working-time and access-permission data. Purposes: recruitment and administration of employment. Legal basis, recipients and retention: see the information below and any supplementary notices for employees.
Applications: If you apply for a position, we process the contact details, application documents, qualifications and correspondence you provide to assess your application and conduct the selection process. The legal basis is the applicable data-protection law governing decisions about entering into employment and, where relevant, Article 6(1)(b), (c) or (f) GDPR. After the process ends, documents are retained only for as long as necessary for the relevant purpose, legal obligations or the establishment, exercise or defence of claims. Longer inclusion in an applicant pool requires an appropriate legal basis.
Employees: In the course of employment, contact, contract, payroll, working-time and access-permission data, in particular, may be processed where necessary to establish, perform or end employment or comply with legal obligations. Further details, including recipients, retention periods and, where applicable, special categories of personal data, are provided to employees in the relevant notices.
You can bring the film to us in person at any time during our opening hours in Berlin, or send it to us conveniently by post or courier.